Để giải quyết vấn đề đó, Hansem Global đã phát triển QA Suite, một hệ thống công cụ tự động thông minh được thiết kế nhằm tối ưu hóa kiểm soát chất lượng tài liệu. Bằng cách phân tích loại tài liệu, quy trình sản xuất và các lỗi thường gặp, QA Suite giúp tự động hóa kiểm tra lặp lại, chuẩn hóa tiêu chí chất lượng và giảm tải cho người kiểm duyệt.

Bài viết này giới thiệu về QA Suite và cách các công cụ QA vận hành kết hợp để nâng cao chất lượng và mức độ hoàn thiện của tài liệu được phát hành.

QA Suite của Hansem Global là gì?

QA Suite không phải là một công cụ đơn lẻ mà là một hệ sinh thái động gồm các công cụ QA tự động, được thiết kế phù hợp cho nhiều thể loại nội dung và thị trường khác nhau. Không như các công cụ hiệu đính thông thường, QA Suite của Hansem thực hiện từ đầu đến cuối quy trình xử lý tài liệu từ cấu trúc, thuật ngữ cho đến xuất bản đa ngôn ngữ (DTP) và định dạng đầu ra.

Dưới đây là các công cụ chính hiện đang được triển khai trong các dự án toàn cầu cùng ví dụ về cách chúng được ứng dụng trong thực tế:

✅ Locale Term QA Checker: Phát hiện khác biệt ngôn ngữ vùng miền

Các thị trường khác nhau có thể sử dụng cách viết khác nhau dù cùng một ngôn ngữ. Chẳng hạn, "Color" trong tiếng Anh-Mỹ so với "Colour" trong tiếng Anh-Anh. LocaleTerm QA tự động phát hiện những sai khác này dựa trên danh sách từ vựng tiêu chuẩn của từng vùng, giúp đảm bảo tính nhất quán theo khu vực phát hành.

Hiện tại, LocaleTerm QA chủ yếu được dùng để phân biệt tiếng Anh - Mỹ với tiếng Anh - Anh. as its primary use case.
Tuy nhiên, hệ thống được thiết kế linh hoạt mở rộng để hỗ trợ các biến thể ngôn ngữ khác, ví dụ như:

• Tiếng Bồ Đào Nha - Brazil với Tiếng Bồ Đào Nha - Châu Âu
• Tiếng Tây Ban Nha - Mỹ Latinh so với Tiếng Tây Ban Nha - Châu Âu
• Tiếng Pháp - Canada/Bỉ so với Tiếng Pháp - Châu Âu
• Tiếng Đức so với Tiếng Đức - Thụy Sĩ

Điều này khiến LocaleTerm QA là công cụ lý tưởng cho các dự án tài liệu đa quốc gia, yêu cầu cao về tính nhất quán của chính tả vùng miền.

✅ Term Consistency QA Checker: Đảm bảo tính nhất quán về thuật ngữ

Sách hướng dẫn sử dụng thường có các thuật ngữ độc quyền phải được thể hiện nhất quán xuyên suốt, bao gồm tên sản phẩm, nhãn menu giao diện người dùng (UI), tên nút bấm và tên linh kiện. Term Consistency QA trích xuất các phân đoạn văn bản liên quan và so sánh chúng với một danh sách thuật ngữ mẫu của công ty để đánh giá mức độ chính xác. Quá trình này xác định các thuật ngữ bị thiếu hoặc được thay thế bằng cụm từ khác trước khi tài liệu được hoàn tất. Tính nhất quán về thuật ngữ là cần thiết không chỉ cho chất lượng tổng thể của tài liệu mà còn để thuật ngữ đồng bộ với UI của sản phẩm nhằm cải thiện độ chính xác của bản dịch giúp người dùng dễ hiểu.

✅ UI Overflow Checker: Kiểm tra hiển thị giao diện sau dịch

Các ngôn ngữ khác nhau có thể khiến độ dài văn bản thay đổi, làm vỡ bố cục UI. Chẳng hạn, nút "Settings" trong tiếng Đức là nút "Einstellungen", khiến mật độ văn bản vượt quá không gian hiển thị cho phép.

UI Overflow Checker mô phỏng nội dung đã dịch trong khung UI thực tế (ô văn bản, kích cỡ phông, giới hạn dòng) để phát hiện lỗi tràn chữ trước khi phát hành. Ứng dụng điển hình bao gồm:

• Bản địa hóa UI trên ứng dụng di động và trang web
• Kiểm tra bố cục trước khi xuất bản tự động bằng AI
• Hỗ trợ đội ngũ thiết kế và đội ngũ bản địa hóa giao tiếp mượt mà hơn

✅ CrossDoc Sentence Finder QA: Đảm bảo tính nhất quán của các tài liệu

Công cụ này xác định các câu văn trùng lặp giữa các tài liệu liên quan như Hướng dẫn sử dụng và Hướng dẫn khởi động nhanh cho cùng một sản phẩm, để đảm bảo mọi chỉnh sửa hoặc phản hồi đều được áp dụng đồng bộ.

Ứng dụng điển hình bao gồm:

• Đảm bảo tính nhất quán giữa các hướng dẫn sử dụng đi kèm (UG & QSG)
• Duy trì văn phong qua các phiên bản hoặc bản cập nhật sản phẩm
• Định vị cụm từ tiêu chuẩn cho các đợt kiểm tra theo quy định
• Đồng bộ hóa nội dung lặp lại trong tài liệu tiếp thị và kỹ thuật

✅ Change Tracking QA: Trực quan hóa các phiên bản chỉnh sửa của tài liệu

Trong các ngành có quy định nghiêm ngặt, việc quản lý thay đổi trong tài liệu là cực kỳ quan trọng. Change Tracking QA đối chiếu hai phiên bản tài liệu và đánh dấu tất cả các chỉnh sửa trong văn bản từ khoảng trắng, cách trình bày cho đến sự thay đổi bố cục.

Sử dụng trong các trường hợp như:

• Theo dõi lịch sử chỉnh sửa của các tài liệu y khoa, tài chính, và pháp lý
• Xác thực các thay đổi của văn bản gốc trước khi dịch
• Đồng bộ các thay đổi trong nhóm tài liệu
• Tra soát số lần nội dung lặp lại

✅ Document Compliance QA: Tuân thủ tính đặc thù của tài liệu

Công cụ này đảm bảo tài liệu tuân thủ đầy đủ các yêu cầu định dạng và quy chuẩn được xác định trước như kích thước, mã phiên bản, số trang, định dạng mã hoặc ngày phát hành. Ví dụ như:

• Số trang có phải là số chẵn không?
• Mã QR có tương thích với mẫu sản phẩm không?
• Ngày phát hành được cập nhật hay chưa?

Công cụ này đặc biệt phù hợp với các loại tài liệu được kiểm soát nghiêm ngặt, tầm cỡ hoặc tiêu chuẩn hóa (ví dụ: hướng dẫn an toàn sử dụng, bảng thông số kỹ thuật, hướng dẫn tuân thủ).

✅ DTP Proofing & QA Checker: Xác minh độ chính xác DTP đa ngôn ngữ

Công cụ này đảm bảo các tệp DTP đã được bản địa hóa đáp ứng các yêu cầu về định dạng và tiêu chuẩn cụ thể của khách hàng. Nó rà soát các yếu tố như:

• Ngôn ngữ và bố cục trang bìa
• Tính nhất quán của văn phong
• Mã QR/mã vạch
• Dịch thiếu hoặc bị trùng lặp

Đây là công cụ lý tưởng để đảm bảo độ chính xác trước khi xuất bản và hiện đang được mở rộng để hỗ trợ:

• Các văn bản quy định (ví dụ: trong ngành y tế hoặc ô tô)
• Ấn phẩm tiếp thị theo bộ nhận diện thương hiệu
• Tài liệu nhúng (ví dụ: mô-đun e-learning, hướng dẫn trong thiết bị)

✅ Style and Format QA Checker: Đảm bảo chuẩn định dạng phát hành

Công cụ này kiểm tra cấu trúc tài liệu như tiêu đề, bảng biểu, hộp chú thích hoặc liên kết chéo để đảm bảo tuân thủ quy tắc định dạng đã được thiết lập sẵn. Điều này giúp tránh lỗi cấu trúc khi chuyển đổi sang HTML hoặc xuất bản web tự động.

Ứng dụng điển hình bao gồm:

• Đảm bảo định dạng đồng nhất khi hợp nhất nhiều tài liệu
• Quản lý các tiêu chuẩn văn phong trong trường hợp có nhiều dịch giả tham gia
• Hỗ trợ quy trình xuất bản tự động có tích hợp AI

Hơn cả một công cụ máy móc, đây là một hệ thống QA "sống"

Không chỉ là một bộ công cụ, QA Suite của Hansem Global là một hệ thống đảm bảo chất lượng chân thực. Mở đầu trong phương pháp của chúng tôi là quy trình phân tích ngữ cảnh, thu thập các lỗi lặp lại và chuyển chúng thành quy tắc tự động có thể tái sử dụng. Các công cụ sau đó được tinh chỉnh thông qua phản hồi thực tế để liên tục cải thiện hiệu suất.

Hệ thống QA này không nhằm mục đích loại bỏ con người khỏi quy trình dịch thuật. Ngược lại, hệ thống trao quyền cho các đội nhóm bằng cách cắt giảm các tác vụ lặp đi lặp lại, nâng cao tính nhất quán và cho phép đo lường chất lượng.

Xây dựng một quy trình làm việc chất lượng cao trong quá trình làm việc

Lỗi văn bản có thể gây tổn thất lớn, đặc biệt đối với các nhà sản xuất hoạt động ở nhiều thị trường có quy định kiểm định nghiêm ngặt. Hansem Global sẽ giúp bạn bứt phá giới hạn của phương pháp kiểm tra chỉnh sửa và phản hồi truyền thống. Chúng tôi thiết kế các quy trình ngăn chặn lỗi văn bản mở rộng dựa trên điều kiện thực tiễn.

📩Bạn tò mò muốn biết hệ thống sẽ vận hành ra sao đối với các tài liệu hướng dẫn của mình?
Hãy cùng chúng tôi đánh giá chất lượng một trong các tài liệu của bạn và xem QA Suite của chúng tôi có thể tạo ra sự khác biệt lớn như thế nào.