BLOG
Đối với các nhà sản xuất ở quy mô tầm trung tại thị trường Mỹ, việc quản lý các tài liệu sản phẩm đa ngôn ngữ luôn là một thử thách tốn kém. Đặc biệt khi phải liên tục cho ra mắt sản phẩm phiên bản mới hoặc cập nhật mẫu theo từng khu vực. Mỗi tài liệu hướng dẫn mới, mỗi ngôn ngữ, mỗi lần cập nhật có thể dẫn tới việc “đội giá” chi phí dịch thuật, làm chậm trễ thời gian ra mắt sản phẩm và khó đảm bảo tính nhất quán giữa các phiên bản.
Vậy, nếu ngay từ đầu quy trình được thiết kế để dễ dàng mở rộng thì sao?
Scripted by
Hansem Việt Nam
Khi doanh nghiệp xem mỗi phiên bản của tài liệu hướng dẫn sản phẩm như một dự án độc lập, kết quả thường kém hiệu quả:
Nguyên nhân là gì? Ngay cả ở những công ty có đội ngũ phát triển tài liệu, vấn đề thường không nằm ở nỗ lực, mà ở cấu trúc và hệ thống:
Một giải pháp ngày càng được nhiều nhà sản xuất toàn cầu áp dụng là chiến lược tài liệu phái sinh, trong đó một tài liệu gốc (thường bằng tiếng Anh) được duy trì cẩn thận và tái sử dụng như nền tảng cho tất cả phiên bản được bản địa hóa. Thay vì dịch lại toàn bộ, chỉ những nội dung mới hoặc thay đổi mới được viết hoặc dịch bổ sung.
Điểm mấu chốt của phương pháp này nằm ở quy trình quản lý chặt chẽ nội dung và tài sản ngôn ngữ, bao gồm:
Điều quan trọng nhất mà các doanh nghiệp phải hiểu, đó chính là chỉ có TM thôi là chưa đủ - mà nó cần phải luôn chính xác, cập nhật và được duy trì chuẩn chỉnh xuyên suốt các dự án. Nếu thiếu cơ chế quản trị, TM sẽ nhanh chóng giảm giá trị.
Hansem Global, đối tác chuyên về tài liệu kỹ thuật và bản địa hóa tại châu Á, đã áp dụng hệ thống này cho hàng trăm tài liệu đa ngôn ngữ của các tập đoàn sản xuất điện tử và thiết bị toàn cầu.
Trong một dự án thực tế, một tài liệu đa ngôn ngữ với tổng hơn 36.000 từ đã đạt đến hơn 95% mức tái sử dụng TM, với chỉ 1–2% nội dung cần dịch mới. Thành quả này nhờ vào cấu trúc nguồn đồng nhất, các bộ nhớ dịch được duy trì ổn định và quy trình cập nhật cẩn thận qua từng phiên bản.Đây không chỉ là thành quả của tự động hóa.
Nó đòi hỏi sự cam kết lâu dài của việc:
Để minh họa mức độ hiệu quả của phương pháp này khi được thực hiện một cách chặt chẽ, dưới đây là ví dụ thực tế từ một dự án khách hàng của Hansem Global. Hai báo cáo phân tích TM dưới đây thể hiện rõ sự cải thiện về khả năng tái sử dụng nội dung: từ mẫu chiến lược ban đầu cho đến mẫu phái sinh sau đó.
| Type | Words | Ratio |
|---|---|---|
| Perfect Match | 0 | 0.0% |
| Context Match | 29,821 | 82.4% |
| 100% | 4,858 | 13.4% |
| Fuzzy (95–99%) | 331 | 0.9% |
| Fuzzy (85–94%) | 391 | 1.1% |
| Fuzzy (75–84%) | 209 | 0.6% |
| Fuzzy (50–74%) | 90 | 0.2% |
| New | 416 | 1.2% |
| Total | 36,172 | 100% |
Và ở mô hình phái sinh được xây dựng dựa trên nội dung chiến lược ban đầu, kết quả còn ấn tượng hơn nữa:
| Type | Words | Ratio |
|---|---|---|
| Perfect Match | 0 | 0.0% |
| Context Match | 27,420 | 93.2% |
| 100% | 1,611 | 5.5% |
| Fuzzy (95–99%) | 194 | 0.7% |
| Fuzzy (85–94%) | 66 | 0.2% |
| Fuzzy (75–84%) | 29 | 0.1% |
| Fuzzy (50–74%) | 14 | 0.0% |
| New | 61 | 0.2% |
| Total | 29,431 | 100% |
Điều quan trọng cần lưu ý: những con số này không phải là chuẩn cố định cho mọi dự án hay lĩnh vực. Chúng chỉ minh họa tiềm năng thực tế khi việc tái sử dụng nội dung, kiểm soát nguồn và quản lý TM được triển khai một cách bài bản và nhất quán.
Không cần phải là tập đoàn Fortune 500 mới có thể hưởng lợi từ chiến lược tài liệu có khả năng mở rộng. Các công ty vừa, với tần suất cập nhật sản phẩm thường xuyên và hoạt động tại nhiều thị trường toàn cầu, cũng đối mặt với áp lực tương tự nhưng thường có đội ngũ tài liệu tinh gọn và ngân sách hạn chế.
Bằng cách áp dụng phương pháp tài liệu phái sinh, doanh nghiệp có thể:
Nếu mỗi năm doanh nghiệp của bạn đang phải chuẩn bị tài liệu hướng dẫn và dịch chúng sang nhiều ngôn ngữ, đã đến lúc xem xét lại quy trình xử lý nội dung của mình. Một chiến lược tái sử dụng nội dung, được hỗ trợ bởi quản lý bộ nhớ dịch kỷ luật và hệ thống ngôn ngữ chặt chẽ, có thể mang lại hiệu quả rõ rệt - mà vẫn giữ vững chất lượng.
Kinh nghiệm từ Hansem Global cho thấy: khi coi tài liệu không chỉ là kết quả công việc cuối cùng, mà là một hệ thống cần được quản lý lâu dài, doanh nghiệp có thể đạt được sự cân bằng lý tưởng giữa chi phí, tốc độ và chất lượng.
Hansem Global is an ISO Certified and globally recognized language service provider. Since 1990, Hansem Global has been a leading language service company in Asia and helping the world’s top companies to excel in the global marketplace. Thanks to the local production centers in Asia along with a solid global language network, Hansem Global offers a full list of major languages in the world. Contact us for your language needs!
