Dự án từ khách hàng có yêu cầu khắt khe về tiêu chuẩn

Một số dự án từ một trong những khách hàng có tiêu chuẩn khắt khe nhất của chúng tôi bao gồm dịch thuật tiêu đề của sản phẩm, dịch các thuật ngữ được trích xuất từ tiêu đề và dịch thông tin truy vấn của khách hàng trên các trang web mua sắm. Đôi khi, nhiệm vụ còn bao gồm thêm yêu cầu chỉnh sửa các từ và cụm từ do dịch máy. Sau khi hoàn thành bước dịch, bản dịch của chúng tôi sẽ được gửi đến nhóm phụ trách đảm bảo chất lượng để kiểm tra và tìm ra những vấn đề có thể đang bị bỏ sót. Từ đó, chúng tôi sẽ tiếp tục sửa bản dịch của mình cho phù hợp với yêu cầu – bước này được gọi là bước phản bác (rebuttal).

Toàn bộ quá trình có thể được tóm tắt gọn gàng qua sơ đồ mô tả dưới đây.

Thoạt nhìn tưởng chừng như đơn giản tuy nhiên những nhiệm vụ này ẩn chứa rất nhiều thách thức trong quá trình tiến hành công việc thường ngày.

Khó khăn trong quá trình xử lý dự án

Đối với tôi, công việc dịch tiêu đề sản phẩm và truy vấn của người dùng trên các nền tảng mua sắm đều thật lạ lẫm khi mới bắt đầu và tôi cũng có khoảng thời gian gặp khó khăn trong việc làm quen với quy trình công việc. Tuy nhiên đó vẫn chưa phải là mối bận tâm lớn nhất của tôi đối với những loại hình dự án này.

Điểm đặc trưng trong các dự án này đó là nguồn tài liệu cần dịch không được viết bằng tiếng Anh gốc mà là sản phẩm đã được dịch máy từ tiếng Trung sang tiếng Anh, như vậy các văn bản nguồn này không được trình bày dưới dạng tiếng Anh chuẩn mà tôi quen thuộc. Ngay cả khi đã được đào tạo để chuẩn bị cho các dự án của khách hàng này trước đó, tôi vẫn không khỏi cảm thấy choáng ngợp trước những tiêu đề và thuật ngữ không hề tuân theo các quy tắc ngữ pháp tiếng Anh thông thường nào.

Hơn nữa, vì là sản phẩm dịch máy nên văn bản nguồn đôi khi còn bị dịch sai và do đó trở nên vô cùng khó hiểu. Những văn bản nguồn này đòi hỏi người dịch bắt buộc phải tiến hành nhiều thao tác nghiên cứu chuyên sâu, tiêu tốn nhiều thời gian và làm giảm số lượng từ có thể xử lý.

Ví dụ: các từ 透视 được máy dịch là “perspective”, kéo theo tiêu đề của sản phẩm có chứa hai từ này được dịch từ tiếng Hoa sang tiếng Anh trở thành “perspective jacket”, mang nghĩa rất khó hiểu và hoàn toàn không hợp lý đối với bất kỳ người nói tiếng Anh nào. Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi phải mất một khoảng thời gian nghiên cứu nhất định để tìm hiểu được rằng 透视 cũng có thể được dịch là “see-through” (xuyên thấu) và văn bản nguồn đúng sẽ là “see-through jacket” (áo khoác nhìn xuyên thấu).

Một vấn đề khác mà chúng tôi gặp phải đó là văn bản nguồn bằng tiếng Anh không chỉ có thể bị dịch sai mà đôi khi còn bị trộn lẫn với các ngôn ngữ khác, chẳng hạn như tiếng Indonesia, tiếng Thái hoặc tiếng Bồ Đào Nha. Tổ hợp ngôn ngữ này khiến cho khả năng gây nhầm lẫn mà văn bản nguồn do máy dịch gây ra càng tăng thêm gấp bội.

Một yếu tố khác làm gia tăng mức độ thử thách của các dự án này đó là yêu cầu từ khách hàng về tỷ lệ chính xác của bản dịch. Để được xem là đạt yêu cầu, chúng tôi phải đạt được tỷ lệ chính xác là 98,5%, đồng nghĩa với việc hầu như không được để lại bất cứ sai sót nào trong sản phẩm dịch thuật. Mọi sai sót, chẳng hạn như lỗi đánh máy hoặc dịch sai nghĩa đều sẽ khiến chúng tôi bị trừ điểm đánh giá chất lượng và có nguy cơ sẽ phải làm lại toàn bộ dự án nếu điểm số giảm xuống dưới 98,5%.

Cách HSVN vượt qua thử thách

Mặc dù phải đáp ứng nhiều yêu cầu cao cùng thời hạn nộp bài gấp rút, chúng tôi vẫn luôn có thể cung cấp những sản phẩm đáp ứng trọn vẹn yêu cầu khách hàng nhờ một số lý do dưới đây.

Yếu tố quan trọng bậc nhất đó là chúng tôi phải hiểu nằm lòng cách thức xử lý văn bản nguồn, đồng nghĩa với việc phải biết tường tận và hiểu rõ ràng các hướng dẫn từ khách hàng. Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo chúng tôi có thể hiểu được các hướng dẫn này ngoài việc chủ động hỏi về bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn, áp dụng các hướng dẫn đó vào dự án thực tế, và sau đó tiếp nhận tất cả các phản hồi về sản phẩm của mình. Dựa trên tất cả các thông tin hướng dẫn, phản hồi và các vấn đề có thể phát sinh trong hoặc sau dự án, đội nhóm chúng tôi tiếp tục tiến hành chỉnh sửa bản nguyên tắc xử lí dự án của riêng mình với sự chấp thuận của khách hàng để cả hai bên đều nắm bắt và tuân thủ một cách dễ dàng và thuận tiện.

Đôi khi, có những văn bản nguồn xuất hiện rất nhiều vấn đề đến nỗi ngay cả những hướng dẫn và phản hồi thêm từ khách hàng cũng không thể giúp chúng tôi xác định mình nên làm gì. Trong những trường hợp đó, chúng tôi có thể đưa ra đề xuất với khách hàng về giải pháp hợp lý để xử lý những vấn đề đó.

Ngoài ra, việc tổng hợp đầy đủ hướng dẫn rõ ràng và sáng suốt cho riêng mình vẫn là chưa đủ để chúng tôi đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt chuẩn. Chúng tôi cần chia sẻ các tài liệu cô đọng, quý giá này với tất cả các biên dịch viên cùng tham gia vào dự án, bất kể họ là biên dịch viên nội bộ hay cộng tác viên tự do. Trước khi bắt đầu dự án chúng tôi đều tổ chức các buổi đào tạo để đảm bảo rằng tất cả các biên dịch viên hiểu đúng hướng dẫn và kỳ vọng ở sản phẩm giao nộp của họ.

Bên cạnh cung cấp hướng dẫn kỹ lưỡng, yếu tố giao tiếp cũng là chìa khóa then chốt giúp chúng tôi thành công. Các biên dịch viên làm việc trong dự án luôn trao đổi với nhau để đảm bảo rằng tập thể chúng tôi tuân thủ chặt chẽ các hướng dẫn và duy trì tính nhất quán xuyên suốt dự án. Ngoài ra chúng tôi cũng thường xuyên tổ chức các cuộc họp hội ý nhằm xem xét và đúc kết những điểm đã làm tốt và những điểm cần cải thiện. Những buổi họp này giúp chúng tôi có cái nhìn rõ nét hơn về kỳ vọng của khách hàng đồng thời tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu của khách.

Các công cụ kiểm định chất lượng bản dịch (QA) cũng là yếu tố đắc lực hỗ trợ chúng tôi đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng. Sau khi kết thúc bước dịch, chúng tôi sẽ tiếp tục tiến hành một số bước QA tiếp theo. Trong các quá trình này, chúng tôi chạy tối đa ba công cụ QA: công cụ QA của chính khách hàng, công cụ kiểm tra chất lượng QA Checker và phần mềm Xbench. Những công cụ này giúp ích rất nhiều trong việc phát hiện các lỗi về trình bày và giảm tỷ lệ mắc lỗi. Ngoài ra, đây cũng là bước mà tôi có thể dùng đôi mắt tinh tường của mình rà soát lại để phát hiện ra bất kỳ lỗi nhỏ nào mà tôi có thể đã bỏ lỡ trong quá trình dịch.

Là người làm công việc cung cấp dịch vụ ngôn ngữ, chúng ta có thể sẽ cần phải làm việc với những khách hàng cực kỳ khắt khe về tiêu chuẩn chất lượng hoặc cách xử lý dự án hay đôi lúc là cả hai yếu tố trên cùng lúc. Điều tôi học được khi làm việc tại HSVN là chúng tôi luôn có thể tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu khách hàng thông qua nỗ lực không ngừng nghỉ cùng quá trình giao tiếp chặt chẽ để giải quyết triệt để từng vấn đề được đưa ra. Đối với các dự án đã đề cập, chúng tôi đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và được đánh giá là nhà cung cấp bản dịch chất lượng tốt nhất trong số các đối tác mà khách hàng từng làm việc cùng. Qua trải nghiệm này, tất cả mọi người tại HSVN đều có thêm cơ sở để tự tin vào bản thân và đội ngũ của mình, rằng chúng tôi luôn có thể nỗ lực đáp ứng yêu cầu của tất cả các khách hàng dù là những yêu cầu chuyên biệt nhất.