Chào mọi người, mình là Toàn, một trong những thành viên mới nhất trong nhóm Quản lí Dự án (LPM) tại Hansem Việt Nam. Không giống như các đồng nghiệp khác, mình là thành viên duy nhất đã học tập và làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật, hay “mọt công nghệ” như mọi người xung quanh vẫn hay đùa. Là một kỹ sư tốt nghiệp tại trường Đại học Bách Khoa Đà Nẵng, một trong những trường đại học kỹ thuật nổi tiếng nhất tại Việt Nam, bên cạnh niềm yêu thích tự nhiên với khoa học - kỹ thuật, mình còn có một niềm đam mê khác đối với ngôn ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Tiếng Anh giúp mình có thể giao tiếp tốt hơn với bạn bè quốc tế, tiếp cận tới kho tàng kiến thức của nhân loại hay thậm chí phục vụ những sở thích cá nhân của mình. Làm việc tại Hansem là một cơ hội tuyệt vời để mình có thể kết hợp cả 2 niềm đam mê này.

Scripted by
Toan Nguyen

Công việc Quản lí Dự án đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải hết sức chú ý vào chi tiết trong quá trình làm việc, từ việc sử dụng phần mềm dịch thuật, tạo dự án và cả việc làm cầu nối giữa các bên gồm Hansem, khách hàng và nhà cung cấp. Đồng thời, công việc này cũng đòi hỏi óc phân tích, tư duy logic và sự chăm chút vào từng việc mình làm. Rất may mắn là với một người có nền tảng kiến thức kỹ thuật như mình, mình đã sẵn sàng để có thể đáp ứng các yêu cầu của công việc.

Các thực tập sinh thường gặp đủ loại vấn đề trong suốt 2 tháng đào tạo! Bọn mình phải làm việc với hàng loạt phần mềm, máy móc, các phần mềm hiện có tại Hansem Việt Nam như: Trados Studio, Dory (một cơ sở dữ liệu được tạo riêng để sử dụng tại Hansem Việt Nam), Plunet Business Manager (một hệ thống quản lý dự án siêu phức tạp!), tuy nhiên chúng không làm khó được gì mình hết. Việc có thể nhanh chóng làm quen với các phần mềm đã giúp mình dễ dàng thích nghi với công việc, đồng thời có thể kịp thời giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm.

Với hiểu biết nhất định về các phần mềm Office, mình cũng đã lập một Bảng Theo Dõi Cập Nhật Bộ Nhớ Dịch Thuật tự động bằng Excel. Bảng này giúp tất cả thành viên của nhóm LPM có thể theo dõi việc cập nhật của bộ nhớ dịch thuật tổng, giúp phát hiện sự chênh lệch số từ cần dịch giữa các ngôn ngữ, qua đó giúp cho công việc của nhóm được thông suốt hơn, giảm tải thời gian tìm kiếm và làm việc nhóm tốt hơn.

Ví dụ: Trong dự án 01_AT_XX_XX_HEV_PHEV_EV_D2VALUE(EEC)AV_17langs_200803, số từ cần dịch của tiếng Pháp khác so với các ngôn ngữ còn lại như hình dưới:

Khi gặp trường hợp trên, nhóm LPM phải tìm hiểu vì sao có sự khác biệt này. Sau khi kiểm tra những câu lệch về mức độ khớp với câu trong bộ nhớ dịch thuật giữa tiếng Pháp và các ngôn ngữ còn lại, có 3 câu thuộc diện giống 100% so với câu trong bộ nhớ dịch thuật tổng được cập nhật vào ngày 24/07/2020, và ba câu khác cũng thuộc diện giống 100% với câu trong bộ nhớ dịch thuật nhưng được cập nhật vào ngày 31/07/2020. Cả 6 câu này trong các ngôn ngữ còn lại là những câu không có trong bộ nhớ dịch thuật tổng hoặc không khớp 100% so với câu tương tự trong bộ nhớ dịch thuật tổng. Đây chính là nguyên nhân của việc chênh lệch số từ cần dịch giữa tiếng Pháp và các ngôn ngữ còn lại. Nhưng ta vẫn cần bằng chứng để có thể kết luận như vậy. Cách duy nhất để làm việc này là tìm lại những dự án mà 6 câu chênh lệch này được cập nhật vào bộ nhớ dịch thuật. Nếu thực hiện theo cách cũ, ta phải tìm tất cả dự án Hyundai Mobis của tiếng Pháp từ ngày 20/07/2020 đến ngày 31/07/2020 với hi vọng tìm đúng dự án được dùng để cập nhật 6 câu đã đề cập ở trên. Danh sách dự án cần tìm như hình dưới:

Để kiểm tra được hết danh sách dự án trên sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với Bảng Theo Dõi Cập Nhật Bộ Nhớ Dịch Thuật của mình, chúng ta chỉ cần nhập ngày cập nhật và ngôn ngữ, Bảng này sẽ tự động trả về một danh sách dự án ngắn hơn nhiều lần như bên dưới:

Khi kiểm tra danh sách dự án như ở trên, chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy rằng chỉ có một mình tiếng Pháp được yêu cầu dịch tại 2 dự án là 01_TR_IDYes_K_NBAL015_QY 21_D2VALUE(MID)AV_3langs_200723 và 01_AT_IDNo_K_NBAL080_DE 21MY_D2VALUE(MID)AV_3langs_200730a. Đây chính là nguyên nhân của việc lệch số từ cần dịch.

Thêm vào đó, với kinh nghiệm năm năm làm việc tại một nhà máy được cấp chứng chỉ ISO, mình hòa nhập được ngay với môi trường làm việc theo tiêu chuẩn ISO của Hansem. Trong thời gian làm việc, mình cũng đã tạo một bảng ghi nhận các lưu ý khi xử lý với các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Bảng ghi nhận này cũng đã được chia sẻ cho các thành viên khác trong nhóm LPM để sử dụng làm thông tin tham khảo khi gặp phải các vấn đề ít gặp.

Cũng cần phải nhắc tới là với tư duy của một người làm kỹ thuật như mình, mình luôn muốn tìm hiểu bản chất hay nguyên nhân gốc rễ của bất cứ việc gì. Kết quả là mình sẽ đưa ra những giải pháp tốt nhất dựa trên những hiểu biết rõ ràng của mình về vấn đề. Mình cũng là một fan của hệ thống hóa và tự động hóa, nếu có điểm nào mình có thể làm giảm tải được khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm thì mình sẽ cố gắng hết sức để thực hiện. Có vô số ví dụ để chứng minh luận điểm này, từ những thứ nho nhỏ như điều chỉnh các bảng cho thẳng hàng trong các email yêu cầu kiểm tra chất lượng bảng dịch cho tới tự động cập nhật dữ liệu từ Dory vào Bảng Theo Dõi Cập Nhật Bộ Nhớ Dịch Thuật bằng Outlook.

Khi mới bắt đầu làm việc, mình cũng có những lo lắng nhất định về việc kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực kỹ thuật của mình không phù hợp lắm với vị trí Quản lí Dự án. Nhưng theo thời gian, mình nhận ra rằng kiến thức và kinh nghiệm của mình mang đến một cách tiếp cận mới, qua đó có thể đóng góp vào sự phát triển của nhóm Quản lí Dự án và Hansem Việt Nam. Mình hoàn toàn tin tưởng rằng bất kể kiến thức hay kinh nghiệm của bạn ở lĩnh vực nào, bạn đều sẽ được chào đón tại Hansem, miễn là bạn sẵn sàng xắn tay áo lên và mang đến những giá trị tích cực cho công ty.

Mình mong rằng với cách tiếp cận vấn đề nghiêng nhiều về phía kỹ thuật sẽ giúp nâng cao hơn nữa quy trình làm việc cũng như chất lượng công việc tại công ty. Dự định sắp tới của mình là sẽ tiếp tục phát triển bản thân trong ngành này và cũng mong rằng khi có cơ hội, mình sẽ có thể thể hiện năng lực lãnh đạo của mình. Mình cũng hoàn toàn hiểu rằng thời gian làm việc của mình không thể so sánh với những thành viên có thâm niên khác, nhưng chừng nào mình vẫn tiếp tục cố gắng và không ngừng phát triển bản thân, cùng với nhóm Quản lí Dự án, chúng mình có thể đóng góp một phần đáng tin cậy và không thể thay thế cho sự phát triển chung của Hansem Việt Nam.